Leadliste erstellen: Schritt für Schritt zu Kontakten mit geprüfter E-Mail

Eine gute Leadliste ist mehr als eine Tabelle mit Firmennamen. In jeder Zeile steht eine Firma, die zu deinem Angebot passt, eine Person, die dort entscheidet, und eine E-Mail-Adresse, die wirklich ankommt. Dazu kommt, woher jede Angabe stammt und wann sie zuletzt geprüft wurde. Ohne diese beiden Spalten weißt du nach ein paar Monaten nicht mehr, ob du der Liste noch trauen kannst.

In diesem Ratgeber zeigen wir dir, wie du eine Leadliste erstellst, die du selbst nachvollziehen kannst: aus dem Handelsregister, aus Google Maps, aus dem Impressum der Firmenwebsite und aus Jobbörsen. Am Ende prüfst du jede E-Mail, bevor du schreibst. Du kannst jeden Schritt von Hand gehen. Wo es schneller geht, zeigen wir dir, wie du ihn mit der Skael API oder im Chat mit deinem KI-Assistenten erledigst. Wenn du überlegst, ob du stattdessen Adressen kaufst, lies auch unseren Vergleich Firmenadressen kaufen oder selbst erzeugen.

Schritt 1: Zielgruppe und Spalten festlegen

Bevor du die erste Firma suchst, schreib auf, wen du suchst. Je genauer die Beschreibung, desto kleiner und besser wird die Liste. Vier Fragen helfen dabei:

• Branche: Welche Firmen kaufen dein Angebot? Eine Steuerkanzlei, eine Zahnarztpraxis und ein Maschinenbauer stehen in unterschiedlichen Quellen.
• Region: Suchst du in ganz Deutschland, in einem Bundesland oder im Umkreis deiner Stadt?
• Größe und Rechtsform: Eine GmbH steht im Handelsregister, ein Einzelunternehmen oft nicht.
• Anlass: Gibt es einen Grund, gerade jetzt zu schreiben? Eine offene Stelle, ein neuer Standort oder ein Wechsel in der Geschäftsführung macht deine Nachricht relevanter.

Lege danach die Spalten fest. Bewährt hat sich diese Aufteilung:

Schritt 2: Firmen aus dem Handelsregister holen

Das Handelsregister ist die amtliche Quelle für Kapitalgesellschaften und eingetragene Kaufleute. Dort stehen Firmenname, Rechtsform, Sitz, Registernummer und die Personen, die die Firma vertreten, bei einer GmbH also die Geschäftsführung. Seit dem 1. August 2022 ist der Abruf der Registerdaten auf handelsregister.de kostenlos [1]. Für eine Leadliste ist das Register vor allem deshalb wertvoll, weil die Angaben nicht aus einer Werbung stammen, sondern aus einer Eintragung beim Registergericht.

Von Hand suchst du auf handelsregister.de nach Name, Ort oder Rechtsform und überträgst die Treffer in deine Tabelle. Das geht für zehn Firmen, für tausend nicht. Mit der Handelsregister API suchst du Firmen über Filter wie Registerart, Rechtsform, Bundesland und Ort und bekommst Registerdaten und Vertreter als JSON zurück. Die Endpunkte laufen als Pilot und werden je Organisation freigeschaltet. Einen Filter nach Gründungsdatum gibt es in der ersten Version nicht. Das Register eignet sich deshalb eher für eine feste Zielgruppe als für eine tägliche Liste neuer Firmen.

Merke dir zu jeder Firma die Registernummer. Sie hilft dir später, Dubletten zu erkennen und Angaben aus anderen Quellen sicher derselben Firma zuzuordnen.

Schritt 3: Lokale Firmen über Google Maps finden

Viele Zielgruppen stehen nicht im Handelsregister: Handwerksbetriebe als Einzelunternehmen, Arztpraxen, Kanzleien oder Restaurants. Dafür haben fast alle einen Eintrag in Google Maps, mit Name, Adresse, Telefonnummer, Website und Bewertungen. Eine Suche wie „Zahnarzt Leipzig“ zeigt dir in Sekunden die passenden Firmen eines Ortes.

Von Hand kopierst du die Einträge aus der Karte. Schneller geht es mit der Maps-Suche, die wir auf der Seite Google Maps Leads beschreiben: Du schickst einen Suchbegriff mit Ort und bekommst die Einträge als strukturierte Daten zurück. Für ein ganzes Bundesland suchst du Stadt für Stadt. Ein Eintrag, der in zwei Städten auftaucht, bleibt über seine Kennung derselbe Ort und landet nur einmal in deiner Liste.

Ein Maps-Eintrag ist aber noch kein Kontakt. Der Name in der Karte ist oft eine Werbezeile, und eine Person steht dort fast nie. Deshalb folgt bei Firmen aus Google Maps immer der Blick ins Impressum.

Schritt 4: Firmen mit Bedarf über Jobbörsen finden

Eine offene Stelle ist eines der besten Signale, die du bekommen kannst. Eine Firma, die gerade Vertriebler sucht, denkt über ihren Vertrieb nach. Eine Firma, die Entwickler sucht, plant ein Softwareprojekt. Die Jobbörse der Bundesagentur für Arbeit und StepStone listen jeden Tag neue Anzeigen, gefiltert nach Beruf, Ort und Umkreis.

Beide Quellen unterscheiden sich in einem Punkt, der für deine Liste wichtig ist. Die Jobbörse der Arbeitsagentur nennt den Arbeitgeber nur als Text, ohne Website. Bei StepStone steht die Domain der Firma meist direkt in der Anzeige. Fehlt die Domain, suchst du zuerst die Website über den Firmennamen, damit der nächste Schritt funktioniert.

Notiere dir zur Firma auch den Titel der Anzeige. Er ist später der beste Einstieg in deine erste Nachricht.

Schritt 5: Den Ansprechpartner aus dem Impressum lesen

Jede geschäftsmäßige Website in Deutschland braucht ein Impressum. Seit dem 14. Mai 2024 steht diese Pflicht in § 5 des Digitale-Dienste-Gesetzes, vorher stand sie im Telemediengesetz [2]. Für deine Liste ist das Impressum eine sehr gute Quelle. Dort stehen der vollständige Firmenname, die Anschrift, bei juristischen Personen die vertretungsberechtigten Personen, oft eine E-Mail-Adresse, die Registernummer und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.

Damit löst du zwei Probleme auf einmal. Du bekommst den echten Firmennamen statt der Werbezeile aus Google Maps, und du bekommst eine Person, meist die Geschäftsführung oder den Inhaber. Steht im Impressum eine Registernummer, verbindest du die Firma eindeutig mit deinem Treffer aus dem Handelsregister.

Von Hand öffnest du jede Website und kopierst die Angaben. Der Impressum-Extractor liest das Impressum einer Domain und gibt Firmenname, Adresse, Geschäftsführer, Registernummer und USt-IdNr. als einzelne Felder zurück.

Schritt 6: E-Mail finden und vor dem Versand prüfen

Im Impressum steht meist nur eine allgemeine Adresse wie info@. Die erreicht ein Postfach, das viele lesen und wenige beantworten. Besser ist die persönliche Adresse der Person, die du gefunden hast. Mit dem E-Mail-Finder gibst du Vorname, Nachname und die Domain der Firma ein und bekommst die gefundene Adresse mit ihrem Prüfstatus. Das Gratis-Tool ist für Einzelfälle gedacht. Für ganze Listen nutzt du denselben Ablauf über die API.

Prüf jede Adresse, bevor du schreibst, auch die, die du schon länger hast. Mit dem E-Mail-Checker fragst du beim Mailserver der Domain nach, ob das Postfach existiert und Post annimmt. Das Urteil hat drei Stufen:

• gültig: Der Mailserver hat das Postfach bestätigt. Du kannst schreiben.
• ungültig: Die Adresse ist falsch aufgebaut, eine Wegwerfadresse, eine bekannte Spamfalle oder wird vom Mailserver abgelehnt. Streich sie aus der Liste.
• nicht sicher prüfbar: Von außen lässt sich nicht feststellen, ob das Postfach existiert. Die Begründung nennt den Grund, etwa eine Catch-all-Domain, die Post für jede Adresse annimmt, oder einen Mailserver, der nicht eindeutig antwortet. Läuft die Mail einer Domain über Microsoft 365, gilt auch eine Ablehnung nur als nicht sicher prüfbar, weil Microsoft solche Prüfungen nicht verlässlich beantwortet.

Schreib zuerst nur an gültige Adressen. Jede Mail, die als unzustellbar zurückkommt, schadet dem Ruf deiner Absenderdomain, und ein schlechter Ruf bringt auch deine guten Mails in den Spamordner. Adressen, die nicht sicher prüfbar sind, und Rollenadressen wie info@ hältst du in einer eigenen Spalte, damit du bewusst entscheidest, ob du sie nutzt.

Vor dem ersten Versand: Recht und Pflege

Eine geprüfte Adresse ist noch keine Erlaubnis zu schreiben. Werbung per E-Mail braucht nach § 7 Absatz 2 Nummer 2 UWG die vorherige ausdrückliche Einwilligung des Empfängers, und das gilt auch gegenüber Firmen [3]. Für einen Werbeanruf bei einer Firma genügt nach Nummer 1 derselben Vorschrift eine zumindest mutmaßliche Einwilligung. Sobald in deiner Liste Namen und persönliche Adressen stehen, gilt außerdem die DSGVO [4]. Du brauchst eine Rechtsgrundlage, meist das berechtigte Interesse nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f. Du musst die Person nach Artikel 14 informieren, auch darüber, woher ihre Daten stammen, und ihren Widerspruch nach Artikel 21 respektieren. Das ist keine Rechtsberatung. Lass deinen Ablauf einmal von einer Kanzlei prüfen, bevor du ihn groß aufziehst.

Pflege die Liste wie einen Bestand und nicht wie einen einmaligen Export. Speichere zu jeder Zeile Quelle und Prüfdatum, erkenne Dubletten über Registernummer oder Domain und prüf die E-Mails vor jeder neuen Kampagne erneut. Firmen ziehen um, Geschäftsführer wechseln, Postfächer werden gelöscht. Eine Liste, die heute stimmt, ist in einem halben Jahr zum Teil veraltet.

Schneller: die Liste im Chat bauen

Alle sechs Schritte kannst du auch an deinen KI-Assistenten abgeben. Über den MCP-Server von Skael beschreibst du Claude, ChatGPT oder Cursor deine Zielgruppe in einem Satz, zum Beispiel „Zahnarztpraxen in Sachsen mit Inhaber und geprüfter E-Mail“. Der Assistent zieht eine Marktprobe, fährt einen Testlauf und liefert dir die Liste als CSV- und Excel-Datei, mit Quelle und Prüfstatus in jeder Zeile. Wie das im Detail läuft, steht auf der Seite MCP-Server für Leads.

Quellen

1. IHK Lahn-Dill: Kostenfreier Online-Abruf aus dem Handelsregister, kostenfrei seit dem 1. August 2022, Stand der Recherche: 5. November 2026
2. IHK Bonn/Rhein-Sieg: Das Digitale-Dienste-Gesetz ersetzt das Telemediengesetz, gilt seit dem 14. Mai 2024, Stand der Recherche: 5. November 2026
3. § 7 UWG, Unzumutbare Belästigungen, auf gesetze-im-internet.de, Stand der Recherche: 5. November 2026
4. Datenschutz-Grundverordnung, Verordnung (EU) 2016/679 vom 27. April 2016, auf EUR-Lex, gilt seit dem 25. Mai 2018, Stand der Recherche: 5. November 2026